Pedicure Praktijk Varenhof hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, hoe lang wij gegevens bewaren en welke rechten u heeft.

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens die Pedicure Praktijk Varenhof verwerkt in het kader van onze dienstverlening, afspraken, behandelingen, administratie, communicatie en website.

1. Wie zijn wij?

Pedicure Praktijk Varenhof
Varenhof 513
3069 KJ Rotterdam
E-mail: info@pedicurepraktijkvarenhof.nl
Telefoon: 0622050444

Pedicure Praktijk Varenhof is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken alleen persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening en administratie.

Dit kan gaan om:

voor- en achternaam;

adresgegevens;

telefoonnummer;

e-mailadres;

geboortedatum, indien noodzakelijk voor identificatie binnen onze administratie;

afspraakgegevens;

factuur- en betaalgegevens;

gegevens over de uitgevoerde behandeling;

eventuele beperkte behandel- of indicatienotities, voor zover noodzakelijk voor een zorgvuldige behandeling en administratieve verantwoording;

e-mailcommunicatie of andere correspondentie die noodzakelijk is voor afspraken, administratie, vragen, klachten of wettelijke verplichtingen.

Wij bewaren geen kopieën van identiteitsdocumenten, zoals paspoort, identiteitskaart of rijbewijs, tenzij daar een specifieke wettelijke verplichting voor bestaat. In onze reguliere praktijkvoering vragen wij dergelijke documenten niet op.

Wij bewaren ook geen verwijzingen als standaard onderdeel van onze administratie. Als een cliënt uit eigen beweging een verwijzing of ander document toestuurt dat voor onze administratie niet noodzakelijk is, nemen wij dit document niet op in onze administratie en verwijderen wij dit voor zover technisch mogelijk.

3. Bijzondere persoonsgegevens

Omdat wij een medisch pedicurepraktijk zijn, kunnen wij in beperkte mate gegevens verwerken die iets zeggen over de gezondheid van voeten, nagels of huid. Wij beperken dit tot gegevens die noodzakelijk zijn voor een zorgvuldige behandeling, zoals een indicatie, aandachtspunt of korte behandelnotitie.

Wij verwerken geen uitgebreide medische dossiers en vragen geen medische documenten op die voor onze dienstverlening niet noodzakelijk zijn.

4. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doelen:

het plannen en uitvoeren van afspraken;

het uitvoeren van pedicurebehandelingen;

het kunnen herkennen van relevante aandachtspunten bij behandelingen;

het voeren van een correcte administratie;

het opstellen en bewaren van facturen;

het verwerken van betalingen;

het beantwoorden van vragen of klachten;

het voldoen aan wettelijke verplichtingen;

het beschermen van onze rechten en belangen bij een geschil;

het verbeteren van onze dienstverlening.

5. Op welke grondslagen verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat. Afhankelijk van de situatie verwerken wij gegevens op basis van:

de uitvoering van een overeenkomst, bijvoorbeeld wanneer u een afspraak maakt of een behandeling afneemt;

een wettelijke verplichting, bijvoorbeeld voor onze fiscale administratie;

een gerechtvaardigd belang, bijvoorbeeld voor het voeren van een correcte administratie, het afhandelen van vragen of klachten en het beschermen van onze rechtspositie;

toestemming, wanneer dit in een specifieke situatie noodzakelijk is.

6. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij wij wettelijk verplicht zijn gegevens langer te bewaren.

Wij hanteren in ieder geval de volgende bewaartermijnen:

factuurgegevens, betaalgegevens en gegevens die onderdeel zijn van onze financiële administratie bewaren wij gedurende de wettelijke fiscale bewaartermijn van 7 jaar;

afspraakgegevens en administratieve klantgegevens bewaren wij zolang dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening, administratie en eventuele verantwoording;

beperkte behandel- of indicatienotities bewaren wij alleen zolang dit noodzakelijk is voor een zorgvuldige behandeling, administratieve verantwoording of bewijsdoeleinden;

e-mailcommunicatie bewaren wij alleen zolang dit noodzakelijk is voor de behandeling van de vraag, afspraak, klacht, administratieve afwikkeling of wettelijke verplichting;

gegevens die niet langer noodzakelijk zijn, worden verwijderd of buiten actief gebruik geplaatst.

Wanneer een cliënt niet langer actief cliënt is, kunnen noodzakelijke gegevens worden overgebracht naar het archief. Deze gegevens worden dan niet meer gebruikt voor actieve klantbenadering, marketing of vervolgafspraken.

7. Delen wij persoonsgegevens met anderen?

Wij delen persoonsgegevens alleen met derden wanneer dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening, administratie of wettelijke verplichtingen.

Dit kan bijvoorbeeld gaan om:

onze boekhouder of administratief dienstverlener;

softwareleveranciers of hostingpartijen;

betaal- of facturatiesystemen;

juridische of administratieve adviseurs, indien noodzakelijk;

overheidsinstanties wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Met partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken, maken wij passende afspraken over beveiliging en vertrouwelijkheid.

Wij verkopen persoonsgegevens nooit aan derden.

8. Beveiliging van persoonsgegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, openbaarmaking of ongeoorloofde wijziging.

Alleen personen die de gegevens nodig hebben voor hun werkzaamheden hebben toegang tot persoonsgegevens.

9. Website en cookies

Wanneer u onze website bezoekt, kunnen technische gegevens worden verwerkt, zoals uw IP-adres, browsergegevens en bezoekgedrag. Dit gebeurt voor het goed laten functioneren van de website, beveiliging en eventueel het verbeteren van de website.

Voor zover wij cookies gebruiken, beperken wij dit tot noodzakelijke of functionele cookies, tenzij anders vermeld of tenzij u toestemming geeft voor andere cookies.

10. Uw rechten

U heeft op grond van de AVG verschillende rechten. U kunt ons verzoeken om:

inzage in uw persoonsgegevens;

correctie van onjuiste gegevens;

verwijdering van persoonsgegevens;

beperking van de verwerking;

overdracht van gegevens, voor zover van toepassing;

bezwaar tegen bepaalde verwerkingen;

intrekking van toestemming, wanneer de verwerking op toestemming is gebaseerd.

Een verzoek kunt u sturen naar:

info@pedicurepraktijkvarenhof.nl

Om misbruik te voorkomen kunnen wij bij een verzoek tot inzage, correctie of verwijdering van persoonsgegevens vragen om uw identiteit te bevestigen. Wanneer u hiervoor een kopie van een identiteitsdocument meestuurt, verzoeken wij u nadrukkelijk om uw pasfoto, BSN, documentnummer en overige niet-noodzakelijke gegevens vooraf onherkenbaar te maken. Deze kopie wordt uitsluitend gebruikt ter verificatie van uw identiteit en niet opgenomen in onze administratie.

Wij reageren in principe binnen één maand op uw verzoek. In sommige gevallen kunnen wij niet aan een verzoek tot verwijdering voldoen, bijvoorbeeld wanneer wij bepaalde gegevens moeten bewaren vanwege een wettelijke verplichting, fiscale bewaarplicht, administratieve verantwoording of bewijsdoeleinden.

11. Klachten

Bent u niet tevreden over hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan? Neem dan bij voorkeur eerst contact met ons op, zodat wij samen naar een oplossing kunnen zoeken.

U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

12. Wijzigingen

Pedicure Praktijk Varenhof kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze werkwijze, dienstverlening of wetgeving verandert. De meest actuele versie staat altijd op onze website.